Krachtig samenwerken begint bij jezelf

Take-a-Step-12.jpg

Stel je voor, je zit in een overleg en je leidinggevende zegt: ‘laten we even de week doorlopen’. Collega Joris begint, je zucht en denkt ‘o, nee hè, daar komt ‘ie met z’n ellenlange verhalen. Zo blijft er wéér geen tijd over voor de rest. Als jij eindelijk aan de beurt bent, zie je je leidinggevende op haar horloge kijken en voor je het weet zeg je ‘niets bijzonders’… Zo’n overleg, of beter gezegd de irritatie over zo’n overleg, werkt vaak door (ook na afloop van de bijeenkomst). Je neemt je voor om Joris nu toch echt eens aan te spreken op zijn langdradigheid. Na een paar dagen zakt je irritatie echter weer weg, waardoor je er toch niets van zegt. Terwijl je er het volgende overleg weer net zoveel last van hebt. De vraag die dit voorbeeld oproept is hoe je dit soort patronen in de samenwerking op een waarderende manier bespreekbaar maakt.

Tijd om feedback te geven?

Vaak wordt het geven van feedback gezien als ‘de’ oplossing om de samenwerking in teams beter te laten verlopen. Nu kan feedback zeker effectief zijn, maar het kan ook een averechts effect hebben als het niet op een zorgvuldige manier gebeurt. Zo zien we in de praktijk vaak dat de boodschap niet duidelijk of handig gebracht wordt. Of dat teamleden verzeild raken in discussies over wie er gelijk heeft en wie de schuldige is. Om je feedback effectief te maken is het belangrijk om eerst te werken aan een aantal andere vaardigheden: luisteren en aansluiten, het leren hanteren van je frustraties, het onderzoeken van je eigen aandeel, het checken van aannames en het doen van voorstellen of verzoeken. Met die vaardigheden op zak kun je effectieve feedback geven, vrij van frustraties.

Hoe ziet frustratie er uit?

Frustratie herken je aan een hoog ‘ik heb gelijk, jij niet’ gehalte en de overtuiging dat (vooral) de ander iets zou moeten veranderen. De oorzaak van het probleem ligt in ieder geval buiten jezelf. Het delen van frustraties heeft een functie. In veel dagelijkse gesprekken vormt het de lijm tussen mensen: klagen over het weer schept direct een band. Samen frustraties ventileren creëert een zekere verbinding en geruststelling (‘zie je wel, het ligt niet aan mij’). Het lucht vaak ook op om ergens even lekker over te mopperen.

In een context waarin je prettig wilt samenwerken met teamleden brengt het uiten van frustraties je echter vaak geen stap verder. Als een paar collega’s in een team elkaar regelmatig opzoeken om even lekker te klagen dan creëer je (vaak onbewust) meer afstand tot de rest in het team, het bekende wij/zij-denken. En als teamleden in hun klagen blijven hangen, dan is de kans groot dat ze de frustraties van anderen in het team voeden. Klagen is namelijk erg besmettelijk. Voor je het weet sta je met je team in een constante mopperstand.

Mensen uiten hun frustraties op verschillende manieren:

  • door te klagen en na afloop hun verhaal te doen te doen bij een collega of de leidinggevende
  • door af te haken en tijdens het overleg op hun telefoon te kijken of alvast iets anders te bespreken met hun buurman
  • door het op anderen af te reageren en een ‘vervelende’ collega de rest van de vergadering te negeren
  • of door het op zichzelf te betrekken en zich minder op hun gemak te voelen binnen het team

Door in frustraties te blijven hangen, laat je kansen liggen om jezelf, de ander of het team te beïnvloeden. Dat is zonde, want meestal ben je niet de enige in het team die frustraties voelt.

Je energie richten

De frustratie die je voelt is in feite niets meer dan energie die geen doel heeft of die zich richt op een niet te beïnvloeden doel, vaak de ander. De enige op wie je echt invloed hebt, ben jijzelf. Alleen door ons eigen gedrag te veranderen kunnen we een ander beïnvloeden. De kunst is de energie niet om te zetten in klagen of afreageren, maar in iets te stoppen om de situatie te veranderen. Dan laat je persoonlijk leiderschap zien.

Hoe doe je dat?

Stap één is herkennen en erkennen dat je je geïrriteerd of gefrustreerd voelt. Stap twee is achter je eigen behoeftes te komen. Je kunt je frustraties zien als de bovenkant van een composthoop: een laag afval. Maar onderin de composthoop zit vruchtbare grond, waar je groente en bloemen mee kunt bemesten. Wanneer je blijft hangen bij de vieze bovenlaag, zal je nooit weten wat er onder de composthoop zit. Onder jouw frustraties zit iets belangrijks, namelijk je behoeftes, ofwel dat wat belangrijk voor je is. Als je daar zicht op krijgt, dan kun je ook bedenken wat jij nodig zou hebben om je minder gefrustreerd te voelen.

De volgende vragen zijn de moeite waard om jezelf te stellen als de samenwerking stroef loopt:

  1. Wat is voor mij belangrijk in deze situatie? Waar heb ik last van en wat zegt dat over wat ik juist wel zou willen? In het bovenstaande voorbeeld kan dat ‘meer spreekruimte voor iedereen’ zijn. Of ‘dat we sneller gaan’ en ‘dat we doelmatiger overleggen’.
  2. Wat kan ik doen om een positieve stap in die richting te zetten?

Vanuit die laatste vraag kun je actie ondernemen, met een neutraler gevoel. Zo is de bovenstaande situatie te beïnvloeden door de volgende keer zelf te beginnen met praten. Of je leidinggevende voor te stellen om een gerichte vraag te stellen in plaats van met z'n allen ‘de week door te lopen’. Je kunt ook je collega vertellen dat je je zorgen maakt over de tijdsverdeling en hem vragen of hij het iets korter kan houden zodat er genoeg tijd is voor iedereen. Je geeft hem zo informatie over zijn gedrag op een neutrale manier en je geeft aan wat je wilt bereiken voor het team.

Waarschijnlijk zijn er meer teamleden ontevreden over het rondje. Je kunt dus ook je eigen observatie delen dat er bij het rondje vaak dezelfde mensen aan het woord zijn en dezelfde mensen niet spreken. Daarna kunnen jullie samen tot een nieuwe aanpak komen die voor iedereen goed werkt, bijvoorbeeld alleen de successen of uitdagingen van de afgelopen week delen.

Deze blog is geschreven door Annechien van Buurt en Janneke Maas (TOP Teamwerk). Zij delen een passie voor teamcoaching.

Meer lezen?

  • De giraf en de jakhals in ons. Over geweldloos communiceren – Justine Mol
  • Conflictcoaching. Een verruimende blik op conflicten – Marijke Lingsma en Francine ten Hoedt