Mail: een handige communicatietool of je werk-dictator?

Lukt het ons om maximaal twee keer per dag onze mail te checken?

De grootste challenge van ons experiment Less Fuss & More Fun. Telefonisch hadden we al geprobeerd de mazen in deze opdracht op te zoeken. Was het dan misschien toch niet, af en toe, in dat ene uitzonderlijke geval mogelijk om dan toch…? Het antwoord is en blijft: Nee.

Dat vergde meteen een stukje planning. Waar ik normaal gedurende de dag herhaaldelijke mijn mailbox open, moet er nu over nagedacht worden. Wie moet ik vandaag nog mailen? Waar wil ik op reageren? Maar vooral ook: wanneer ga ik mijn kostbare mail-check moment inzetten? Loze leesacties vanaf het smartphone schermpje vielen hierbij meteen af. Te weinig rendement om ons kostbare mail moment aan te verspillen. De app werd dan ook resoluut van de telefoon verwijdert om eventuele verdere verleidingen te voorkomen.

De grootste verleiding moest echter eigenlijk nog komen, namelijk het gewone werken achter de laptop. Je kent het vast, je zit te werken en dan overvalt je een inspiratieloos moment, je loopt vast met een opdracht of wordt juist overspoeld door taken. Het geeft bijna een ‘saved bij the bell’ gevoel als er op dat moment een mailtje binnen komt waar je dan, ach ja, vooruit, toch even snel op klikt. Om je vervolgens, 5 mailtjes en een telefoontje later, vertwijfelt af te vragen wat je ook alweer aan het doen was.

Mail lijkt de suiker onder de werktaken...

Het geeft een snel, bevredigend gevoel maar is niet gezond (en zeer verslavend!) op de lange termijn. Hoewel het afhandelen ervan je een zeer productief gevoel kan geven ben je, als je niet oppast, de hele dag aan het mailen zonder een stap dichter bij je uiteindelijke doel te zijn. Ons experiment is dan ook een digitale detox. Vanaf deze week zijn wij in control!

Natuurlijk levert het weleens lastige situaties op. Zoals die ene dag dat ik, tijdens mijn 2^e mail check moment, nog midden in een verhitte discussie viel over of de meeting van de volgende dag om 8.30 nou wel/niet doorging. Toegegeven, toen heb ik ’s avonds toch nog wel even gecheckt.

Kunnen we zonder mail?

Eigenlijk valt me vooral op hoe weinig ik daadwerkelijk mis. Er is praktisch niks dat de volgende dag ook niet kan. Of (nog beter) blijken die ‘urgente’ dingen ondertussen vanzelf al opgelost. In plaats van eeuwig heen en weer mailen bel ik ook nu ook vaker. Dit versterkt niet alleen de band met vrienden en collega’s, het leidt ook vrijwel altijd sneller tot heldere afspraken waar iedereen zich in kan vinden.

Het was even inkomen, maar het bevalt nu meer dan prima. Sterker nog, ik zou niet anders meer willen. Voor mij heeft email verkeer nu weer zijn oorspronkelijke functie terug: een handige communicatie tool, in plaats van een veeleisende werkdictator. Ook deze opdracht heeft me bewuster gemaakt van wat ik met mijn tijd doe. Heeft het echt nut om nu mijn mail te openen? Of zoek ik eigenlijk vooral even afleiding? En, in het laatste geval, zou ik mijn tijd dan niet liever vullen met een kletspraatje met een collega, een (inhoudelijk) artikel of een blokje om? Dat laatste is meestal het geval en zo vang ik twee vliegen in één klap, minder mail én meer leuke dingen!

Deze blog is geschreven door Annemarte - student collega bij Take a Step.